Von der Aufzeichnung zur berechnungsfähigen Leistung
In den vergangenen 30 Jahren hat sich der Verwaltungsaufwand in der Zahnarztpraxis verachtfacht – und das, obwohl uns heute statt der mechanischen Schreibmaschine ein komfortables elektronisches Abrechnungsprogramm zur Verfügung steht.
Die Dokumentation nimmt in diesem Rahmen einen großen Raum ein. Allein schon der Gesetzgeber verlangt eine Vielzahl von Aufzeichnungen und Dokumentationen, die in der Praxis angefertigt werden müssen.
Verpflichtungen zur Dokumentation
Neben den Verpflichtungen zur Dokumentation, bringt sie der Praxis jedoch auch einen Nutzen. Grundsätzlich kann die Mitarbeiterin in der Verwaltung nur diejenigen Leistungen zur Abrechnung bringen, die der Zahnarzt dokumentiert hat. Unvollständige Dokumentation führt dazu, dass Honorar verloren geht.
Gerade in der Privatabrechnung ist es wichtig, alle Sachverhalte zu notieren. Dabei ist es nicht erforderlich, dass das Behandlungsteam alle Gebührenpositionen im Kopf hat. Es ist die Aufgabe der Verwaltungskraft, aus den Aufzeichnungen die berechnungsfähigen Leistungen zu dokumentieren.
Am folgenden Beispiel aus der Praxis wollen wir Ihnen verdeutlichen, welche Honorarverluste durch unvollständige, beziehungsweise „bematische“ Dokumentation möglich sind.
Bei einem Patienten wird der Zahn 24 für ein zweiflächiges Keramikinlay präpariert. In der 2. Sitzung wird das Inlay eingesetzt. So dokumentierte Praxis 1 wie in Tabelle 1 beschrieben.
Praxis 2 beschreibt die gleiche Leistung wie in Tabelle 2. Die mit Sternchen gekennzeichneten Leistungen werden auf separatem Beleg für zahntechnische Leistungen aufgeführt. Nur durch vollständige Dokumentation wurde der Ertrag für die gleiche Leistung um 184,98 Euro erhöht. Die Berechnung zahntechnischer Leistungen allein brachte schon einen Mehrertrag von 80,10 Euro. Die in diese Dokumentation investierte Zeit ist bei diesem Ergebnis gut angelegt.
Gerade Praxen, die von der Karteikarte auf elektronische Dokumentation umsteigen, sollten darauf achten, dass hier aus Zeitgründen nicht wertvolle Behandlungsinformationen verloren gehen. Vor allem die vorinstallierten „Leistungsketten“ verführen dazu, sich bei der Eintragung der Leistung allein auf Gebührenziffern zu beschränken. Soll Zeit gespart werden, ist ein Tastaturtraining für diejenigen, die nicht so schnell tippen können, eine gute Investition.
Eine Überschreitung des 2,3-fachen Gebührensatzes ist bekanntlich zu begründen. Auch diese Gründe sind zu dokumentieren, damit die Angemessenheit der Gebührenforderung nachgewiesen werden kann.
Darüber hinaus erleichtert der stichwortartige Hinweis auf besondere Umstände/Schwierigkeiten oder erhöhten Zeitaufwand die korrekte Begründungsformulierung für die Rechnung.
Auch im Hinblick auf die Abrechnung von BEMA-Gebührennummern gehört die Dokumentation in vielen Fällen zum Leistungsinhalt (Nr. Ä 1 (Ber); Nr. Ä925 (Rö); Nr. 8 (ViPr); Nr. 12 (bMF); Nr. 28 (VitE); Nr. 32 (WK); Nr. 34 (Med) i. V. m. VitE; Nr. 35 (WF); Nr. 40 (I); Nr. 56c (Zy3); Nr. 105 (Mu)). Eine fehlende Dokumentation kann im Rahmen einer Prüfung zu honorarberichtigenden Maßnahmen führen.
Empfehlung
Eine gute und vollständige Dokumentation bringt nicht nur bares Geld in die Praxis – Dokumentation bringt auch mehr Sicherheit in die Praxis. Nach dem Motto „Was man nicht notiert, ist auch nicht passiert“ ist die Haranni Academie mit ihrem Referentinnenteam ab Februar in allen Bundesländern anzutreffen.Neben gesetzlich vorgesehenen Dokumentationspflichten, geht es im Kurs um die Dokumentation der Aufklärung, der Behandlung und der Abrechnung. Welche Fehler sind zu vermeiden, wie können Sie die Dokumentationspflichten ökonomisch organisieren? Worauf ist in der Behandlung zu achten? Das Seminar richtet sich ausdrücklich an alle im Praxisteam – die lebendige Kursgestaltung macht aus dem trockenen Thema einen spannenden Vortrag!